Actueel
Helaas zitten er veel medewerkers thuis vanwege te veel stress.
Dat kost werkgevers heel veel geld.
Wat zijn de kenmerken van burn-out?
- Vermoeidheid
- Cynisch
- “Ik kan het niet “
Het kan aan 2 dingen liggen:
Werkeisen & hulpbronnen (steun van collega’s en thuis)
Hoe pak je stress het beste aan?
Door iets te doen!
Wat dan?
- Nieuwe dingen doen
- Ga bewegen
- Muziek luisteren met name Jazz
Aldus prof. Dr. scherder en dr. Wawoe
2/5 Hoe wordt je een minder gestreste werknemer?
https://youtu.be/Npm_7wd_aZ8
Vind je het ook moeilijk om tijd te maken om je werk te plannen?
Helaas kost het niet plannen en organiseren van je werk kost veel meer dan alleen tijd!
Je loopt een order of afspraak mis.
Je maakt onnodige fouten die je daarna weer recht moet zetten.
Er is miscommunicatie waardoor er dingen opnieuw gedaan moeten worden.
Hierdoor krijg je alleen maar stress en nog veel meer tijdverlies en je komt niet professioneel over.
Het investeren van je tijd in het goed organiseren en plannen van je werk is dus cruciaal.
Jij wil toch ook op tijd naar huis met een voldaan gevoel dat je werk af is?
Lekker naar je gezin. Zonder stress thuiskomen waardoor je je vriendelijke zelf bent.
Dit kan je realiseren op allerlei manieren:
- Werkprocessen veranderen
- Proactief Plannen
- Agenda beter indelen
- Taken overzichtelijk maken
- Inbox opschonen
- Documenten duidelijk opslaan
- E-mail- en vergaderprotocol opstellen
- Goede en rustige werkomgeving creëren
Focussen! Dat klinkt leuk maar hoe dan?
Op kantoor werken, met veel collega’s dat is hartstikke gezellig.
Je blijft ook op de hoogte van alles.
Helaas ben je vaak na een dag op een druk kantoor erg moe. Als je thuis werkt ben je vaak minder moe.
Hoe komt dat?
Je hersenen zijn heel de tijd de omgevingsgeluiden aan het scannen.
Hierdoor is het mogelijke dat als iemand je naam roept dat je het altijd hoort.
Dit is erg vermoeiend.
Het kan je dus helpen om een noise cancelling koptelefoon op te zetten.
Dit sluit je af van je omgevingsgeluiden en daarbij zien je collega’s dat je even niet gestoord wilt worden. Je heb even je focus tijd om je taak goed te volbrengen.
Maak met je collega’s afspraken over wanneer ze je wel of niet mogen storen.
Het makkelijkste is om een vaste tijd af te spreken waarop alle collega’s wat stiller werken.
Als je goed gefocust wilt werken moet je ook ont focussen, dus pauze nemen.
Dit werk het beste als je even gaat wandelen in je lunch pauze.
Stop met multitasking, eigenlijk is dat switchtasking. Hierdoor verlies je veel tijd omdat je continue moet schakelen. Stop daar dus mee en richt je op 1 taak tegelijk, dit voorkomt ook nog fouten.
Wil je minder vermoeid zijn aan het eind van een werkdag?
Probeer zo min mogelijk de muis te gebruiken. Het kost je brein veel meer energie om deze hand & oog coördinatie te doen dan als je sneltoetsen gebruikt.
Het is uiteraard even wennen maar als je een lijstje bij je computer weglegt dan kan je het gelijk gebruiken zonder dat je er tijd aan kwijt bent. Uiteindelijk zal het in je systeem gaan zitten.
Tikkerdetiktikkerdetik, wat je ook doet, soms lijkt er geen eind te komen aan de stroom e-mails die ongevraagd je postvak in binnendringen.
Iedereen heeft wel van die dagen dat als je denkt bij te zijn met je e-mails. Helaas, als gewoon je werk gaat doen en niet in je postvak in kijkt, zijn er ongezien weer e-mails binnengekomen.
Zucht.
Tips om te zorgen dat je minder e-mails krijgt:
- Meld je af voor alle nieuwsbrieven die niet van belang zijn.
- Vraag personen om je bij niet relevante e-mails je niet meer in cc te zetten
- Zet zo min mogelijk mensen in cc, dus niet reply to all gebruiken maar kijk er bewust naar. Dat scheelt veel tijd. Als iedereen dit zou doen zou dit jou ook veel tijd schelen.
- Maak afspraken met collega’s, wie doet wat? En wanneer een cc?
- Bel even i.p.v. heen en weer te e-mailen, dat werkt veel fijner.
Wil je nog meer weten hoe je naar zero inbox gaat met een duidelijke taken lijst?
In 3 uur tijd kan jij dit ook voor elkaar krijgen.
OCR app, Optical Character Recognition. Kennen jullie deze handige app?
Ik vind het een super handig app!
Hiermee maak je foto’s van bijvoorbeeld een artikel in een tijdschrift, een flyer of zelfs hand geschreven aantekening dan maakt de app er een tekst bestand van welke je kan bewerken en opslaan.
Daarnaast is het werken met OneNote 2.0 van Microsoft ook een goed tip om belangrijke notities te maken bijvoorbeeld voor vergaderingen.
De app Obsidian is ook een goede app voor bijvoorbeeld research.
Vanochtend heb ik mijn presentatie mogen gegeven aan een groep ondernemers tijdens Open Coffee in Oosterhout.
Ik heb hun tips gegeven om hun werkdruk te verlagen.
Hoe ze beter hun agenda kunnen organiseren maar ook hun e-mail.
Daarnaast hoe ze zich beter kunnen focussen op hun taak.
Bewegen tijdens je pauze? Waarom eigenlijk? Volgens Erik Scherder, hoogleraar neuropsychologie én bewegingswetenschappen is dat erg belangrijk voor je hersenen.
Bewegen zorgt er namelijk niet alleen voor dat spieren en gewrichten soepel blijven of dat je conditie op peil blijft. Het zorgt er ook voor dat je hersenen beter kunnen blijven werken
Tijdens een wandeling of een rondje fietsen maar ook tijdens je slaap wordt je “default mode network” actief.
Hieruit komen nieuwe ideeën en bevordert creativiteit.
Gun jezelf regelmatig pauze en ga daarna weer lekker aan de slag.
Ik vind het ook moeilijk om pauze te nemen maar gelukkig herinnert mijn hond mij eraan dat het tijd is om even naar buiten te gaan voor een wandeling 😊
Onlangs zag ik op tv prof. Dr. scherder en dr. Wawoe over waarom het belangrijk is om pauze te nemen op je werk. Hierbij de youtube link.
5/5 Hoe wordt je creatiever op je werk?
20% gaat naar de taak en 80% gaat naar prikkels!
Daarom ben je zo moe aan het eind van een dag in een druk kantoor 😊
Je ogen scannen heel de tijd, je kan het niet niet zien.
Ruim daarom op dat geeft rust.
Tips voor een fijn werkbaar kantoor:
- Stilte tijden in kantoor 10 en 12 uur,
- Stilte ruimtes, iedere dag daar 1 of 2 uur werken.
- Geluidabsorberende ruimtes
- Noise cancelling koptelefoon, het is duidelijk dat je niet gestoort mag worden.
Tijdens het ontfocussen is het onderbewuste is 200.000x groter dan bewuste.
Daarom kom je vaak tijdens een gesprek niet op die naam maar komt het vanzelf naar “boven” als je iets anders aan het doen bent.
Ontfocussen:
- Creatiever
- Ideeën ontstaan
Focussen:
- Productiever
Uit angst wordt vaak te veel bewaard.
Wat weer het nare gevolg heeft de je veel tijd kwijt bent aan het netjes in mappen opruimen of opslaan.
Niet nodig!
Bewaar alleen papieren:
- Met een bewijsfunctie
- Die informatie bevatten, die je niet zo makkelijk elders kunt opvragen.
Van alle overige paperassen kun je met een gerust hart afscheid nemen
Wil je meer weten van hoe je het beste bestanden kunt bewaren? Stuur mij een PB, ik help je graag.
Bron: Rijksoverheid
Ben jij het overzicht kwijt in je hectische baan?
Stiekem wordt je berg werk groter en groter. Voor je gevoel kun je het niet tegenhouden.
Vreselijk toch? Dat gevoel dat je de controle kwijt ben?
Ik ben best een controle freak dus ik kan er behoorlijk gestrest van raken.
Sinds ik mijn agenda, taken en e-mails overzichtelijk heb gemaakt voel ik me stukken beter.
Natuurlijk zijn er nog steeds dagen dat ik schrik van het aantal e-mails en taken maar ik weet uit ervaring dat zolang ik er gestructureerd mee omga het echt goed komt.
Graag leer ik je om ook zo te werken.
Je zal weer overzicht en lucht krijgen.
Zorg ervoor dat dit probleem niet groter en groter wordt. Zorg voor goed voor jezelf.
Tips:
- Maak een “ademende” agenda waarin pauzes zitten
- Plan genoeg tijd in om taken te doen; + 20%
- Kan je het project niet overzien? Maak er meerder kleine taken van en plan die in je agenda
- Hou je aan je agenda
Eindelijk is het zover! Het is lente!
Ik vind het heerlijk, het zonnetje en alles begint weer te bloeien.
Daarnaast ga ik ook kasten opruimen en schoonmaken, dat hoort er voor mij ook bij. Zeker niet mijn hobby maar geeft een voldaan gevoel als het gedaan is.
Een opgeruimde inbox die regelmatig leeg is aan het eind van de dag geeft mij ook een voldaan gevoel en gevoel dat ik alles onder controle heb.
Ik kan me wel voorstellen dat veel mensen het moeilijk vinden om hun inbox op te ruimen.
Om te beginnen wanneer ga je dat doen.
Wat dacht je van vandaag?
Als je veel e-mails hebt in je inbox dan zou ik ze verplaatsen naar het archief of je zoldermap als je gaat lunchen of aan het eind van je werkdag.
Zo kan de computer lekker alles voor je opschonen terwijl jij iets anders kan doen.
Waarschijnlijk lukt het je niet in 1 keer maar als je iedere dag een berg e-mails verplaatst dan heb jij na een paar dagen ook een opgeschoonde inbox.
Uiteraard moet er meer gebeuren om je inbox schoon te houden, aangezien hij blijft vol stromen.
Daarbij help ik je graag!
Niets heeft mij in mijn werk zo goed geholpen als een e-mail training.
Het was jammer dat ik dit allemaal niet eerder wist.
Dat had mij al die jaren ervoor zoveel tijd gescheeld en werkstress.
Ik gun dit iedereen.
Bij twijfel, echt het werkt ook bij jou!
Zelfs als je denkt, ach ik kan het allemaal nog wel aan.
Waarom zou je moeilijk doen, wat je zoveel tijd en energie kost?
Het kan ook makkelijk en dat geeft je rust en overzicht.
Ik weet het wel, en velen met mij.
Om mij heen zijn veel mensen die een e-mail training hebben gevolgd en allemaal zijn ze na jaren er mee er zo mee te werken er nog steeds enthousiast over.
Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 45 minuten.
Onderzoek heeft bovendien uitgewezen dat het met onze aandacht na 30 minuten al bergafwaarts gaat.
Na een half uur is gemiddeld 16% van de mensen afgehaakt.
Na 45 minuten is dat al 27%.
Tips:
- Weet je zeker dat het niet per e-mail kan
- Nodig alleen beslissingsbevoegde personen uit
- Stel de tijd zo kort mogelijk
Volgens het UWV is één van de oplossingen om het Werk anders te Organiseren.
Dit kan op allerlei manieren:
- Werkprocessen veranderen
- Proactief Plannen
- Agenda beter indelen
- Taken overzichtelijk maken
- Inbox opschonen
- Documenten duidelijk opslaan
- E-mail- en vergaderbeleid opstellen
- Goede en rustige werkomgeving creëren
Verdrink jij in al je taken en e-mails?
Ik heb dat ook jarenlang gedaan, maar dat is niet nodig.
Sinds ik mijn agenda, taken en e-mails overzichtelijk heb gemaakt voel ik me stukken beter.
Graag help ik je om je werkdruk te verlichten.
Je zal weer overzicht en lucht krijgen.
Daardoor ben je productiever en krijg je meer plezier in je werk.
Het kan echt anders! Wacht niet langer!
Tips:
- Neem pauze, het is heel belangrijk om op te laden en het brengt je vaak ook op ideeën
- Zorg voor een goede werkomgeving met minder afleidingen
- Plan de moeilijkste taken en vergaderingen aan het begin van de dag, dan heb je de meeste energie.
We zijn aangenomen voor een bepaalde functie met bepaalde eisen en taken.
Deze voer je zo goed mogelijk uit.
Je doet zo erg je best maar soms krijg je niet alles voor elkaar.
Je wordt aangenomen in de veronderstelling dat je goed je werk kan organiseren en plannen, je documenten en je email onder controle hebt.
Het is belangrijk voor jezelf maar ook voor je werkgever dat je de volgende werkzaamheden goed organiseert:
- Inbox met een goede taken lijst
- Agenda overzichtelijk en werkbaar maken
- Documenten op de juiste manier opslaan en vindbaar maken
Als je alles goed georganiseerd hebt dan zet je aan het eind van de dag met voldoening je computer uit. Alles wat je wilde doen is gelukt, je hebt controle over je werk!
Voordelen als je je werkzaamheden goed organiseert:
- Betere Prestaties
- Tijdswinst
- Voldoening
- Rust in je hoofd
Wist je dat de kwaliteit van e-mails behoorlijk belabberd is?
Misschien verbaasd het je ook niet als je kijkt naar de e-mails die je krijgt van je collega’s.
In 1 op de 5 e-mails worden onnodige cc-ontvangers toegevoegd
13% van alle e-mails in het onderzoek dienden geen duidelijk doel
46% van de e-mails waarop actie op ondernomen moet worden bevatten geen duidelijk vraag tot actie
Desondanks denkt 45% van de medewerkers dat zijn e-mails wel duidelijk en noodzakelijk zijn 
25% van de mensen voelt is ook nog eens verplicht om binnen 15 minuten te reageren.
67% beantwoord de e-mail in minder dan 1 uur.
Het is van groot belang in iedere organisatie die goed wilt functioneren dat er een E-mailbeleid.
Hierdoor weet iedereen weet hoe ze een email moeten opstellen en weten ze wat de verwachting is.
Dit draagt bij aan de productiviteit van alle kantoor medewerkers!
Zoek!
Wat waren jullie vanochtend kwijt in jullie haast om op tijd weg te gaan?
Vaak zijn we veel tijd kwijt aan het zoeken naar sleutels, e-mails, laadkabels, documenten.
Gelukkig kun je op producten tegenwoordig een tracker zetten zodat je bijvoorbeeld je sleutels weer terug kan vinden, of je hond 
Helaas is dit niet mogelijk voor bestand en moeten we het zelf goed organiseren om het weer terug te vinden.
In een bedrijf waar ik heb gewerkt deed iedereen maar wat. Dus als je iets nodig had van je collega kon je lang zoeken op de server. Soms was het zo erg dat die collega het alleen op zijn eigen computer had opgeslagen.
Vinden?
Ho maar
Dan maar een nieuw bestand aan maken of het vragen aan een collega.
Dit verbeterde enorm toen we duidelijk intern hadden afgesproken wat waar opgeslagen moest worden en hoe we de bestanden zouden noemen.
Dat scheelde heel veel tijd en ergernis.
Dit werkproces kan in veel bedrijven wel wat aandacht en onderhoud gebruiken.
Zijn jullie eraan toe om dit werkproces aan te pakken?
Of moeten jullie in de Cloud gaan werken maar is alles nog niet op orde daarvoor?
Deze week heb ik weer een klant, naar zijn eigen woorden, heel erg blij gemaakt met het zo organiseren dat zijn inbox leeg werd en er duidelijke taken ontstonden met een overzichtelijke agenda.
Ondanks dat zijn inbox overvol was en hij sceptisch was of het ging lukken is hij zeer enthousiast geworden en kan hij voortaan zonder veel moeite zijn inbox aan het eind van de dag leeg hebben.
Het geeft hem rust en daardoor kan hij meer tijd en energie in kerntaken steken waardoor hij veel productiever kan zijn.
Ik gun dit iedereen, daarom vind ik mijn werk als Professional Organizer zo leuk en waardevol.
Het leven is al zo druk en gestrest, maar ik kan zorgen dat je Werkstress minder wordt.
Ben je een werkgever en gun jij ook je personeel, wat je graag wilt behouden, een fijne werkdag, minder stress maar bovenal een productieve werkdag?
Ben jij werknemer en wil jij ook graag minder stress?
Ben jij totaal het overzicht kwijt in je inbox?
Ook voor jou is het mogelijk om weer grip te krijgen op je e-mail!
Ongemerkt levert een overvolle inbox veel stress op.
Dat is logisch want er komt veel informatie en werk binnen via je inbox.
Daarnaast komt er nooit een einde aan de stroom e-mails die binnenkomen.
Ben jij ook wel eens wat vergeten te doen?
Heb jij ook een keer die belangrijke email niet gelezen?
Krijg jij ook reminders van anderen, voor iets wat jij zou doen?
Kan je net die e-mail niet meer terug vinden?
Totaal je (bel) afspraak vergeten?
JA?
Je kan zorgen dat alles onder controle is en je inbox leeg is aan het eind van je werkdag
Hoe?
- OHIO – Only Handle It Once – iedere email maar 1x lezen en dan behandelen
- Goede mappen structuur – het is belangrijk dat je e-mails snel terug kunt vinden
- Taken aanmaken – uit je emails komt werk, daar maak je een takenlijst van
- Agenda inplannen – afspraken die uit je emails voortkomen inplannen
Resultaat?
- Overzichtelijk Takenlijst
- Veel Tijdswinst
- Je weet zeker dat niets je ontgaat
- Makkelijk terugvinden van e-mails
- Alles onder controle
- Professioneel
- Voldaan gevoel aan het eind van de dag