Actueel

Niets heeft mij in mijn werk zo goed geholpen als een e-mail training.

Het was jammer dat ik dit allemaal niet eerder wist.

Dat had mij al die jaren ervoor zoveel tijd gescheeld en werkstress.

 

Ik gun dit iedereen.

Bij twijfel, echt het werkt ook bij jou!

Zelfs als je denkt, ach ik kan het allemaal nog wel aan.

Waarom zou je moeilijk doen, wat je zoveel tijd en energie kost?

Het kan ook makkelijk en dat geeft je rust en overzicht.

 

Ik weet het wel, en velen met mij.

 

Om mij heen zijn veel mensen die een e-mail training hebben gevolgd en allemaal zijn ze na jaren er mee er zo mee te werken er nog steeds enthousiast over.

Een goede, effectieve vergadering duurt niet langer dan 45 minuten.

Onderzoek heeft bovendien uitgewezen dat het met onze aandacht na 30 minuten al bergafwaarts gaat.

 

Na een half uur is gemiddeld 16% van de mensen afgehaakt.

Na 45 minuten is dat al 27%.

 

 

Tips:

  • Weet je zeker dat het niet per e-mail kan
  • Nodig alleen beslissingsbevoegde personen uit
  • Stel de tijd zo kort mogelijk

Volgens het UWV is één van de oplossingen om het Werk anders te Organiseren.

 

Dit kan op allerlei manieren:

  • Werkprocessen veranderen
  • Proactief Plannen
  • Agenda beter indelen
  • Taken overzichtelijk maken
  • Inbox opschonen
  • Documenten duidelijk opslaan
  • E-mail- en vergaderbeleid opstellen
  • Goede en rustige werkomgeving creëren

Verdrink jij in al je taken en e-mails?

Ik heb dat ook jarenlang gedaan, maar dat is niet nodig.

Sinds ik mijn agenda, taken en e-mails overzichtelijk heb gemaakt voel ik me stukken beter.

Graag help ik je om je werkdruk te verlichten.

Je zal weer overzicht en lucht krijgen.

Daardoor ben je productiever en krijg je meer plezier in je werk.

Het kan echt anders! Wacht niet langer!

Tips:

  • Neem pauze, het is heel belangrijk om op te laden en het brengt je vaak ook op ideeën
  • Zorg voor een goede werkomgeving met minder afleidingen
  • Plan de moeilijkste taken en vergaderingen aan het begin van de dag, dan heb je de meeste energie.

We zijn aangenomen voor een bepaalde functie met bepaalde eisen en taken.

Deze voer je zo goed mogelijk uit.

Je doet zo erg je best maar soms krijg je niet alles voor elkaar.

 

Je wordt aangenomen in de veronderstelling dat je goed je werk kan organiseren en plannen, je documenten en je email onder controle hebt.

 

Het is belangrijk voor jezelf maar ook voor je werkgever dat je de volgende werkzaamheden goed  organiseert:

  • Inbox met een goede taken lijst
  • Agenda overzichtelijk en werkbaar maken
  • Documenten op de juiste manier opslaan en vindbaar maken

 

Als je alles goed georganiseerd hebt dan zet je aan het eind van de dag met voldoening je computer uit. Alles wat je wilde doen is gelukt, je hebt controle over je werk!

Voordelen als je je werkzaamheden goed organiseert:

  • Betere Prestaties
  • Tijdswinst
  • Voldoening
  • Rust in je hoofd

Wist je dat de kwaliteit van e-mails volgens onderzoek behoorlijk belabberd is?

Misschien verbaasd het je ook niet als je kijkt naar de e-mails die je krijgt van je collega’s.

 

In 1 op de 5 e-mails worden onnodige cc-ontvangers toegevoegd

13% van alle e-mails in het onderzoek dienden geen duidelijk doel

46% van de e-mails waarop actie op ondernomen moet worden bevatten geen duidelijk vraag tot actie

Desondanks denkt 45% van de medewerkers dat zijn emails wel duidelijk en noodzakelijk zijn 😊

25% van de mensen voelt is ook nog eens verplicht om binnen 15 minuten te reageren.

67% beantwoord de e-mail in minder dan 1 uur.

 

Het is van groot belang in iedere organisatie die goed wilt functioneren dat er een E-mailbeleid.

Hierdoor weet iedereen weet hoe ze een email moeten opstellen en weten ze wat de verwachting is.

Dit draagt bij aan de productiviteit van alle kantoor medewerkers!

Zoek!

Wat waren jullie vanochtend kwijt in jullie haast om op tijd weg te gaan?

 

Vaak zijn we veel tijd kwijt aan het zoeken naar sleutels, e-mails, laadkabels, documenten.

Gelukkig kun je op producten tegenwoordig een tracker zetten zodat je bijvoorbeeld je sleutels weer terug kan vinden, of je hond 😉

 

Helaas is dit niet mogelijk voor bestand en moeten we het zelf goed organiseren om het weer terug te vinden.

 

In een bedrijf waar ik heb gewerkt deed iedereen maar wat. Dus als je iets nodig had van je collega kon je lang zoeken op de server. Soms was het zo erg dat die collega het alleen op zijn eigen computer had opgeslagen.

Vinden?

Ho maar

Dan maar een nieuw bestand aan maken of het vragen aan een collega.

 

Dit verbeterde enorm toen we duidelijk intern hadden afgesproken wat waar opgeslagen moest worden en hoe we de bestanden zouden noemen.

Dat scheelde heel veel tijd en ergernis.

 

Dit werkproces kan in veel bedrijven wel wat aandacht en onderhoud gebruiken.

 

Zijn jullie eraan toe om dit werkproces aan te pakken?

Of moeten jullie in de Cloud gaan werken maar is alles nog niet op orde daarvoor?

Deze week heb ik weer een klant, naar zijn eigen woorden, heel erg blij gemaakt met het zo organiseren dat zijn inbox leeg werd en er duidelijke taken ontstonden met een overzichtelijke agenda.

Ondanks dat zijn inbox overvol was en hij sceptisch was of het ging lukken is hij zeer enthousiast geworden en kan hij voortaan zonder veel moeite zijn inbox aan het eind van de dag leeg hebben.

Het geeft hem rust en daardoor kan hij meer tijd en energie in kerntaken steken waardoor hij veel productiever kan zijn.

Ik gun dit iedereen, daarom vind ik mijn werk als Professional Organizer zo leuk en waardevol.

Het leven is al zo druk en gestrest, maar ik kan zorgen dat je Werkstress minder wordt.

 

Ben je een werkgever en gun jij ook je personeel, wat je graag wilt behouden, een fijne werkdag, minder stress maar bovenal een productieve werkdag?

Ben jij werknemer en wil jij ook graag minder stress?

Ben jij totaal het overzicht kwijt in je inbox?

Ook voor jou is het mogelijk om weer grip te krijgen op je e-mail!

Ongemerkt levert een overvolle inbox veel stress op.

Dat is logisch want er komt veel informatie en werk binnen via je inbox.

Daarnaast komt er nooit een einde aan de stroom e-mails die binnenkomen.

Ben jij ook wel eens wat vergeten te doen?

Heb jij ook een keer die belangrijke email niet gelezen?

Krijg jij ook reminders van anderen, voor iets wat jij zou doen?

Kan je net die e-mail niet meer terug vinden?

Totaal je (bel) afspraak vergeten?

JA?

Je kan zorgen dat alles onder controle is en je inbox leeg is aan het eind van je werkdag

Hoe?

  1. OHIO – Only Handle It Once – iedere email maar 1x lezen en dan behandelen
  2. Goede mappen structuur – het is belangrijk dat je e-mails snel terug kunt vinden
  3. Taken aanmaken – uit je emails komt werk, daar maak je een takenlijst van
  4. Agenda inplannen – afspraken die uit je emails voortkomen inplannen

Resultaat?

  1. Overzichtelijk Takenlijst
  2. Veel Tijdswinst
  3. Je weet zeker dat niets je ontgaat
  4. Makkelijk terugvinden van e-mails
  5. Alles onder controle
  6. Professioneel
  7. Voldaan gevoel aan het eind van de dag